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Gestão de TI: entenda tudo sobre planejamento estratégico do setor

Gestão de ti entenda tudo sobre planejamento estratégico do setor
Escrito por Telium

A ideia de que a área de tecnologia é estanque e deve ser acionada quando há alguma necessidade de automação ou de ferramentas para as rotinas empresariais ficou no passado. Hoje a TI fala a mesma língua do negócio, está inserida em todos os processos e fornece insumos decisivos para o sucesso de qualquer empreendimento. Daí a importância de uma gestão de TI robusta e alinhada com a realidade da organização.

A peça-chave dessa governança tecnológica é planejar, de forma estratégica, um caminho para que a TI seja aderente aos valores e interesses da empresa. Assim, será enterrada, definitivamente, a noção de uma área que meramente suporta o que realmente interessa. Também se concretizará a percepção de que a TI se atrela ao negócio de forma indiscutível. E mais: se consolidará a consciência de que sem TI não há negócio!

Nesse contexto, é preciso destacar a relevância do planejamento estratégico de TI. Ele é o responsável por vingar uma gestão de TI efetiva, transformadora e positiva para a empresa como um todo.

Ao final deste post, será possível perceber o valor deste elemento estratégico que é muito mais do que um documento. Não é exagero afirmar que se trata da rota a ser seguida para a continuidade e a prosperidade do negócio. Boa leitura!

1. O que é o planejamento estratégico?

O planejamento voltado para a governança de TI já vem se tornando usual nas empresas. Prova disso é que a literatura e a prática já reconhecem uma sigla para se referir a esse instrumento de gestão: Planejamento Estratégico de TI (PETI).

Ali são definidos os objetivos, direcionamento e estruturação da TI com uma única finalidade: fazer frente às necessidades da empresa para que suas metas estratégicas sejam cumpridas.

Por isso o PETI só faz sentido se for absolutamente convergente com o planejamento estratégico empresarial. Ele deve espelhar razão de ser, missão, visão de futuro, metas e alvos a curto, médio e longo prazo, porém na visão da tecnologia corporativa.

Adaptar-se a mudanças nos ambientes interno e externo também é uma das funções de um planejamento estratégico de TI. Isso porque uma empresa que consegue enfrentar os desafios de hoje terá melhores condições para lidar com as transformações do mercado.

Na prática, planejar estrategicamente a TI significa dizer que recursos (infraestrutura, orçamento, pessoas) serão alocados adequadamente, que serviços de TI estarão disponíveis e haverá capacidade para sustentar o negócio na medida de suas exigências. Além disso, que existirá uma arquitetura tecnológica oportuna para as soluções instaladas e para as que ainda serão implementadas, que haverá gestão do conhecimento para bom aproveitamento das competências organizacionais e que inovações serão internalizadas para manter a empresa atualizada sobre o que de melhor o mercado pode oferecer.

A performance da TI depende de todos esses aspectos, e quanto melhor for o desempenho dessa área, melhores resultados serão capturados pela empresa.

Em uma linha evolutiva do PETI, organizações que já experimentam uma estruturação mais consolidada da governança de TI vêm adotando outra ferramenta de gestão: o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI).

Esse plano considera as definições do PETI e seu olhar para as metas organizacionais e transforma tudo isso em programas e projetos que irão viabilizar os objetivos corporativos. Nesse ponto, são definidos processos críticos que precisam ter uma atenção especial da TI para que não haja descontinuidades, falhas, sombreamentos, atrasos ou baixa qualidade das entregas.

Nessa perspectiva, o foco é sustentar operações de negócio que reduzem a distância entre a condição atual da empresa e onde ela deseja estar em determinado horizonte temporal.

2. A importância do planejamento estratégico de TI

Um planejamento estratégico de TI deve ser a lei maior a reger a atuação de um gestor de área tecnológica, definindo iniciativas, investimentos, rotinas, ferramentas e métricas para garantir uma boa governança dos recursos que estarão a serviço do negócio.

E para ser revertida em favor das necessidades empresariais, a TI precisa estar próxima aos departamentos, atenta ao perfil dos clientes, ser conhecedora das tendências de mercado e consciente das ameaças da concorrência. Com esse combinado de capacidades, a área de tecnologia estará apta a aproveitar as melhores oportunidades para agregar valor e fazer a diferença no contexto empresarial em que está inserida.

O PETI deverá garantir essa aproximação entre TI e negócio, por meio de processos mais eficientes, comunicação mais transparente e fluida, rotinas simplificadas, tarefas automatizadas e desenvolvimento de serviços inovadores e integrados.

Essa realidade é inegável especialmente em contextos digitais, que prezam por agilidade, eficiência e experiência positiva do cliente. Esse é um paradigma que coloca o usuário no centro, valoriza a mobilidade, prevê o compartilhamento de recursos e garante o controle de processos. Tudo isso para oferecer meios para o rastreio de vulnerabilidades, a identificação de gargalos e a proposição de melhorias, de forma contínua.

No contexto digital, imperam, ainda, soluções de monitoramento e análise de dados para retroalimentar as estratégias empresariais (comerciais, marketing, relacionamento com o cliente, logística, riscos). Outra exigência é a de segurança da informação e de acesso a dispositivos, infraestrutura e soluções para gestão e para o cliente final. Mais uma vez não há como pensar nessas necessidades sem a forte e impactante presença da TI e sem um planejamento holístico e atento a todas as variáveis que influenciam o core business.

Essa realidade só reforça a importância do planejamento estratégico de TI. Ele é um meio para que a empresa se prepare para atender às demandas do mercado, no ritmo que ele dita — cada vez mais ágil e intolerante a erros.

A forma como o PETI é estruturado influencia diretamente na capacidade do empreendimento alcançar os níveis desejados, seja de competência, seja de tempo de resposta ao cliente, seja de satisfação desse cliente.

Esse será o mecanismo para tornar ambientes de trabalho mais produtivos, rotinas mais flexíveis, fluxos mais dinâmicos. Ele é que dará os subsídios para que a empresa se torne mais competitiva e possa demarcar seu espaço no mercado.

2.1 Benefícios do planejamento estratégico de TI

O planejamento estratégico de TI é um poderoso instrumento de gestão de TI e isso fica mais claro quando visualizados os benefícios que ele traz para a empresa que o adota e o torna vivo, transformando em realidade as previsões ali registradas.

Na prática, a aplicação do que foi documentado no PETI traz algumas vantagens para a condução do negócio. Confira:

  • auxilia a empresa a alcançar seus objetivos de negócio;

  • otimiza a alocação de recursos tecnológicos;

  • explicita riscos e propõe meios para mitigá-los;

  • reduz custos, falhas, retrabalhos;

  • simplifica fluxos;

  • amplia a transparência da comunicação entre departamentos e entre empresa e seus públicos de interesse;

  • contribui para melhores estratégias de marketing, de vendas, de relacionamento com o cliente e planejamento financeiro;

  • reduz o tempo entre as “passagens de bastão” entre pessoas e departamentos, bem como diminui o tempo de resposta ao cliente;

  • torna processos muito mais eficientes de forma que a engrenagem da TI fica transparente — já que o que sobressai são os resultados que ela traz ao dia a dia de quem conduz as rotinas da empresa;

  • direciona recursos da organização para uma gestão mais efetiva;

  • auxilia o negócio a acomodar novas prioridades e exigências do mercado;

  • dota o negócio de insumos para obter sucesso e impulsiona o crescimento do negócio;

  • contribui para a internalização de inovações;

  • aumenta a produtividade da equipe de TI e dos demais times da estrutura organizacional;

  • ajuda na seleção dos projetos e ações que devem ser priorizados;

  • permite que a empresa aproveite oportunidades de crescimento;

  • contribui para tomada de decisões mais assertivas, baseadas em informações atualizadas e confiáveis e mediante cenários bem avaliados e detalhados;

  • fornece insumos para avaliação de performance e desempenho de pessoas, áreas e da empresa como um todo;

  • mantém todo o ferramental necessário ao desenvolvimento das atividades do negócio em perfeito funcionamento;

  • traz mais vantagem competitiva ao negócio, com consequente maior rentabilidade;

  • favorece a continuidade dos negócios.

3. Elementos-chave de um plano estratégico

Já está clara a relevância de um planejamento estratégico de TI e que o interesse em partir para ação é despertado. Vale ressaltar que não existe fórmula, mas existem boas práticas para elaboração desse importante dispositivo de gestão de TI.

Observe alguns elementos-chave que devem ser explorados para a composição de um PETI:

3.1 Missão

Aqui deve ser declarado como a TI se posicionará de forma aderente aos objetivos empresariais, destacando os pontos que ela pretende entregar para sustentar o negócio como um todo.

3.2 Diagnóstico empresarial

Trata-se de uma análise sobre o ambiente interno, seus pontos fracos e fortes, e também sobre o externo, considerando as ameaças e oportunidades. Esses aspectos devem ser avaliados sob o ponto de vista da influência que exercem sobre a cultura organizacional, a distribuição de recursos e a maneira de lidar com cada situação apresentada à empresa.

3.3 Prioridades

Deverão ser listadas as ações prioritárias para potencializar pontos fortes e oportunidades identificadas, além das intervenções para minimizar impactos de ameaças e otimizar os pontos fracos que prejudicam a empresa.

3.4 Planos táticos

Curto, médio e longo prazos. Tudo precisa ser vislumbrado para que ações sejam planejadas de forma encadeada, tendo em mente a interdependência entre elas e a melhor sequência de realização para que os resultados sejam positivos.

3.5 Papéis e responsabilidades

Não adianta listar afazeres e não definir quem vai executar e quem vai gerir as atividades. É importante ter clareza sobre papéis e responsabilidades, sobre a “paternidade” de cada iniciativa planejada, preferencialmente atrelando esse vínculo à avaliação de performance de funcionários e gestores.

3.6 Metas

Ações por si só não concretizam objetivos. É preciso que haja um ponto de corte que separe o aceitável do não aceitável, o desejável do não desejável, o bem-feito do feito com excelência. Estamos falando de metas, de percentuais a serem atingidos, de quantidades a serem entregues, de padrões de qualidade a serem alcançados.

3.7 Indicadores

Quem não mede o que realiza não está gerindo, no melhor conceito de gestão. Então se há metas a serem alcançadas, deverá haver métricas para mensurar o alcance dos níveis desejados. Esses indicadores é que demonstrarão se a implementação do PETI caminha para o rumo esperado ou se são necessários redirecionamentos para o aprimoramento dos resultados.

3.8 Alocação de recursos

Estabelece os recursos necessários para viabilizar os planos traçados, contemplando infraestrutura, aquisição ou desenvolvimento de soluções, terceirização de TI, capacidade de armazenamento e processamento, políticas para prevenção de desastres, segurança da informação. Tudo isso deve ser pensado e dimensionado para suportar a transformação do PETI em ações.

3.9 Arquitetura e governança tecnológica

Uma arquitetura global de tecnologia deve ser definida para garantir que haja governança dos recursos e dos processos envolvidos na execução do planejamento estratégico de TI.

3.10 Preparação do terreno

Para concluir este tópico, uma ressalva se faz oportuna: não existe planejamento que vingue em um ambiente hostil, que não acredita no poder de instrumentos de gestão. Então, para uma execução eficaz de um plano estratégico é preciso “arrumar a casa”.

Nesse sentido, processos precisam ser revisados e ajustados para um novo modelo de atuação, estruturas poderão sofrer modificações e a cultura organizacional precisa ser preparada para que o valor da TI seja reconhecido no contexto empresarial.

Juntamente a tudo isso, ainda aparecem o capital intelectual e a gestão do conhecimento como outros valiosos recursos estratégicos que precisam ser trabalhados em conjunto para reforçar a riqueza da TI.

4. Erros de planejamento

Se um planejamento estratégico de TI é tão importante, o esforço e o investimento alocados para sua elaboração têm de ser bem aproveitados. Por isso é importante cuidar para que alguns deslizes não prejudiquem a qualidade do conteúdo que norteará as ações da área de TI em sinergia com as metas organizacionais.

Saiba quais são os principais erros e os evite a qualquer custo!

4.1 Focar na prolixidade e pouca efetividade

Quando o termo “planejamento” entra em cena, vem à mente todas aquelas teorias da Administração, aquelas regras e boas práticas amplamente disseminadas. Elas realmente fazem parte de um planejamento estratégico, mas não significam exagero na forma, excesso de detalhes, linguagem rebuscada.

É importante que o PETI seja objetivo e que seja encorpado com um anexo ou apêndice de tom mais prático, que demonstre metas, prazos, responsáveis, intervenientes, pontos de atenção, riscos, recursos necessários e indicadores para mensuração de desempenho. Tudo assim: preto no branco.

Então, por mais que caiba uma contextualização e uma demonstração do quão o documento está alinhado com a visão estratégica organizacional, o que se espera são propostas de ações que trarão resultados e a demonstração de como tudo correrá e sobre como será medida a performance de cada entrega ou o valor agregado ao contexto.

4.2 Virar contrato de gaveta

Um planejamento estratégico é um documento vivo, como se fosse o cérebro de um organismo. Então ele precisa acompanhar a dinâmica da saúde desse conjunto de órgãos que deve trabalhar harmonicamente para garantir os resultados esperados.

Uma armadilha comum é pensar que governança é apenas formalidade. E que se documentos caracterizam uma boa gestão, basta que eles sejam produzidos para que uma etapa seja vencida. Não é bem assim! Eles precisam estar presentes no dia a dia, nortear ações e ser atualizados sempre que não estiverem mais condizentes com a realidade.

Para isso, é oportuno derivar do plano alguns projetos, com cronogramas bem definidos e pontos de controle para prestação de contas sobre o realizado em relação ao planejado.

4.3 Esperar pela hora certa

Não existe regra sobre o melhor momento para se elaborar um plano estratégico de TI. Se a empresa ainda não o possui, a hora certa é agora. Se já conta com um documento desses, precisa cuidar para torná-lo real e integrado à esteira produtiva e ainda precisa atualizá-lo constantemente, acompanhando os movimentos empresariais.

É comum gestores pensarem que essa formalização deve ocorrer sempre na virada de ano, mas a necessidade é quem define quando um orientador desse nível precisa estar disponível.

4.4 Engessar a gestão de TI

Não é porque é um plano que precisa ser seguido à risca. Se a realidade mudou, o documento precisa ser adequado, adaptado, sob pena de não ser aplicável no novo contexto e perder, definitivamente, sua função.

Ao contrário de engessar a gestão de TI, o planejamento estratégico pretende ser flexível e abrir o olhar das áreas envolvidas para o que o mercado apresenta, para as transformações que estão por vir, para os desafios que ainda serão enfrentados.

Se atrapalha, deve ser profundamente modificado. Se não contribui, funciona como algema, limita os poderes e iniciativas. Não faz o menor sentido se dedicar a algo que mais prejudica do que colabora.

4.5 Pensar grande demais

Não há mal algum em ser visionário, mas um plano serve para endereçar ações, indicar rotas, propor saídas, orientar quem vai concretizar os objetivos da organização.

Então, não há porque ter visão de longo prazo e se esquecer do horizonte mais próximo, do terreno que será pisado hoje, das demandas que chegarão esta semana, da reclamação do cliente nas redes sociais ao final da próxima compra.

O grande precisa ser vislumbrado, claro, mas o pequeno não pode perder a importância. O hoje, a menor tarefa, o processo mais curto e a ação menos estratégica são pontos que compõem a cadeia de valor empresarial.

E o PETI precisa estar atento a tudo isso, permitir que a condução de cada uma dessas partes possa ser otimizada. Ao final, o “viver um dia após o outro” trará lições aprendidas para melhor aplicação de recursos no futuro e a captura de resultados cada vez mais positivos ao longo da trajetória empresarial.

Pé no chão é fundamental. Dessa noção de realidade depende a ampliação de condições para patamares cada vez mais elevados de excelência, produtividade e valor agregado ao negócio.

5. Não é à toa que o planejamento de TI carrega “estratégico” no nome

Desde as últimas revoluções enfrentadas pelo mercado, começando pela era da informação e do conhecimento, pela hiperconectividade e consolidação da cloud computing, culminando na era digital, o que mais se vê são novas necessidades e novas urgências.

E o tempo de resposta a tudo isso precisa ser mínimo, por isso as empresas precisaram aprender o famoso método do “trocar o pneu com o carro andando”. Ou entravam nessa dinâmica ou sucumbiam à concorrência, perdiam seu lugar ao sol, cairiam no esquecimento perante seu público-alvo.

Esse cenário dinâmico exigiu e continua exigindo capacidade de adaptação, internalização de novos valores, desenvolvimento de novos modelos mentais, implementação de soluções diferenciadas. No campo da TI, os reflexos são notórios: tornou-se necessário conjugar as lições da TI tradicional com a coragem de arriscar em novos territórios, inovar.

Mas esse movimento não pode ser desorganizado, não pode expor a organização a riscos. A maneira mais indicada de entrar nessa transição é planejar, mas planejar com foco em transformação do mindset e não só prever ações e prazos.

É preciso traçar uma nova “lei” para reger a governança tecnológica para prover o negócio de um suporte sólido para a consecução dos seus objetivos.

Daí se confirma o mérito do planejamento estratégico de TI, que deve ser encarado como muito mais do que uma formalidade, mas como o meio que guiará o negócio rumo às suas metas, calcado no potencial da TI.

Assim, organizações inteligentes, produtos e serviços de qualidade, bom atendimento, política atrativa de vendas e preços, cumprimento de prazos junto aos stakeholders e capacidade de responder às mudanças permanentes do mercado se tornam fatos menos árduos, realidades mais exequíveis.

É por tudo isso que as empresas não podem mais ficar às cegas no tocante ao gerenciamento da TI e devem materializar o alinhamento pretendido com o negócio utilizando o PETI. Só ele poderá gerar um ambiente tecnológico que favoreça a geração de estratégias organizacionais reais, realizáveis e alcançáveis dentro dos intervalos de tempo desejados.

A forma como gestores se relacionam com planejamentos estratégicos de TI influencia na capacidade de atendimento às demandas e de enfrentamento dos desafios diários. A gestão de TI precisa ser incrementada para que os empreendimentos possam desenvolver estratégias dinâmicas e lucrativas para o negócio. Assim, um plano estratégico de TI é o caminho mais seguro para empresas que buscam produtividade, qualidade, efetividade, lucratividade e uma presença marcante no mercado.

O poder do planejamento é indiscutível e os gestores da área de TI vêm tomando consciência disso nos últimos tempos. Já publicamos outros artigos sobre o assunto e pretendemos aprofundar esse debate em futuras postagens. Assine nossa newsletter e acompanhe essa discussão!

 

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