Segurança da Informação

Como garantir segurança na comunicação e transferência de dados no e-mail corporativo?

Escrito por Telium

Sua empresa investe em um plano de e-mail corporativo? Enquanto muitos profissionais ainda acham esse um gasto secundário, muitas TIs pelo mundo estão usando a solução como fonte de produtividade e segurança na comunicação de um negócio.

Quer entender como se dá essa relação? Então este post é para você! Saiba o que é e-mail corporativo, o que ele traz para uma gestão tecnológica e como usá-lo como fonte de mais segurança da informação.

Qual é a importância do e-mail corporativo?

A questão mais comum de profissionais da área sobre o assunto é: por que adotar um e-mail corporativo quando existem opções grátis que também podem atender à empresa? Essa dúvida revela que o gestor tecnológico ainda não está pensando na TI como parte prioritária das estratégias e motor de produtividade da empresa.

O e-mail corporativo é uma solução específica para comunicação e registro em organizações transformadas digitalmente, customizada e implementada pela TI para atender às demandas específicas daquele negócio.

Ou seja, essa é uma parte muito importante do seu sistema e da sua gestão, uma vez que reflete em todos os outros departamentos. Além disso, ter um domínio próprio é uma forma de dar profissionalismo e confiança à marca, padronizando o atendimento e deixando o cliente mais seguro para buscar uma dúvida ou fazer sua sugestão.

Quais são os benefícios desse recurso?

Para expandir a discussão sobre a importância do e-mail corporativo, a melhor forma é demonstrar as vantagens que fazem dele quase que uma obrigação para as empresas que estão buscando seu espaço em um novo mercado digital. Veja o que esse investimento pode trazer de retorno:

Performance

Quando se lida com uma conta de e-mail em um domínio para 3 a 5 pessoas, é fácil utilizar a solução diariamente. Mas e quando uma empresa precisa de dezenas ou até centenas de endereços? Serviços dedicados de e-mail corporativo oferecem mais infraestrutura para que a TI não precise se preocupar com a performance do sistema. 

Isso é importante principalmente para quando o negócio trabalha com marketing digital e precisa de um volume muito maior de envios simultâneos. Com um bom fornecedor, você tem recursos necessários para montar grandes campanhas e converter mais — tudo isso sem atrapalhar a operação.

Produtividade

A performance garantida de um serviço exclusivo de e-mail também contribui na produtividade. Os colaboradores conseguem se comunicar com mais velocidade, têm mais estruturação em suas conversas e não precisam se preocupar tanto com links e anexos enviados em cada mensagem.

Flexibilidade

Bons serviços de e-mail corporativo se adaptam às suas necessidades e possuem flexibilidade na contratação e ajuste de planos recorrentes. Isso significa que a sua empresa nunca paga mais do que precisa, e você conta com tranquilidade e previsibilidade na gestão desse ativo.

Controle e segurança

Por fim, o e-mail corporativo é construído com as preocupações de um negócio em mente. Isso significa que ele oferece mais ferramentas de controle de acesso, registro de mensagens e monitoramento de anexos — o que resulta em um sistema com menos brechas para invasões e engenharia social.

Como aliar e-mail corporativo e a sua gestão para aumenta a segurança?

A questão da segurança é tão importante que ela merece um tópico a parte. Quando bem gerenciado, o e-mail corporativo é uma ferramenta muito eficiente para aumentar o seu controle sobre os riscos que rondam um sistema empresarial — já que essa é uma porta muito utilizada por criminosos.

Então, vamos dar algumas dicas de como aliar a sua gestão à contratação de um bom e-mail corporativo para garantir mais confiabilidade ao seu sistema:

Incentive o uso de senhas complexas

A engenharia social é o caminho mais fácil para invadir um sistema e o mais difícil de ser identificado. Por isso, a TI precisa investir em educação e comunicação se deseja tornar o e-mail uma fonte confiável de produtividade.

Uma das principais atitudes é incentivar que cada usuário crie senhas difíceis de serem deduzidas — nada de combinações comuns, datas de aniversário ou nome de pessoas próximas. Se possível, obrigue a utilização de letras, números e caracteres especiais para forçar os colaboradores a fortalecerem suas senhas.

Adote autenticação em dois passos

Se há uma relação mais próxima entre a utilização dos e-mails e troca de informações sensíveis, talvez nem uma senha forte seja o suficiente.

A autenticação em dois passos geralmente utiliza um dispositivo específico, um número de telefone ou outro endereço de e-mail para se certificar da legitimidade de um acesso. Busque um fornecedor que ofereça o serviço ou, caso seja possível, crie o seu próprio.

Melhore o controle sobre abertura de anexos

Os anexos representam o maior risco para um sistema corporativo: basta executar um malware em um computador logado para que o criminoso tenha acesso ao sistema.

Por isso, o controle dos anexos precisa ser constante e firme. Bons serviços de e-mail corporativo já contam com ferramentas para barrar anexos suspeitos, mas você e a sua equipe também podem aumentar essa segurança com monitoramento automatizado e softwares anti-vírus.

Crie e gerencie filtros de spam

Outra ferramenta importante em serviços de e-mail são os filtros de spam: eles isolam de maneira automática mensagens potencialmente perigosas ou que possam diminuir a produtividade dos usuários.

O seu papel nessa equação é configurar o filtro de acordo com o perfil e as necessidades dos colaboradores da sua empresa. Além das mensagens automáticas de phishing, é importante identificar e eliminar aquelas que possam ser potencialmente mais atrativas a serem abertas nesse perfil de pessoal.

Quais são os outros cuidados para a aumentar a segurança de e-mail corporativo?

Além dos pontos acima, gostaríamos de terminar o artigo reforçando algumas práticas para que você não tenha preocupações a mais na sua gestão de TI. Confira:

Preocupe-se com o trânsito das informações

Nós falamos sobre filtros de spam e gerenciamento da abertura de anexos, mas e quando o comprometimento de dados ocorre durante a transmissão de dados?

Para que a comunicação seja segura, é ideal que as conexões utilizem certificados de segurança, como SSL e TLS. Somente dessa forma as informações podem transitar de forma segura, devido à criptografia e ao backup utilizados.

Crie uma política de segurança

Expandindo o tópico sobre senhas seguras, essa preocupação com a adoção de medidas de segurança por todos os usuários é um processo que deve ser abrangente, em todas as interações entre eles e o sistema.

A elaboração de políticas de segurança de acordo com as normas vigentes é essencial. A ISO 27001 é uma referência nesse sentido para que haja um trabalho contínuo de conscientização dos funcionários.

Foque a segurança em todos os canais de acesso ao e-mail

A escolha de qual canal utilizar (webmail ou softwares como o Outlook) deve ser decidida de acordo com cada empresa — considerando, por exemplo, a quantidade de máquinas que usarão a mesma conta, se há um backup local das mensagens independente do servidor etc.

Seja qual for a solução, é importante cuidar da segurança de cada uma da forma como exigem:

  • no caso do webmail, verificar se a página possui conexão com certificado válido e tomar medidas para proteção contra phishing;
  • no caso dos clientes de e-mail, é importante manter o software atualizado e utilizar certificados válidos para garantir as conexões.

Conte com o melhor fornecedor para a sua empresa

Todas essas dicas são potencializadas e o seu trabalho facilitado quando o e-mail corporativo é contratado em uma empresa que presta um serviço excelente. Com as ferramentas certas, suporte e um relacionamento próximo, é possível transformar um simples plano de contas de e-mail em uma fonte de produtividade, segurança e marketing para a sua empresa.

Não é incrível ser você a faísca dessa transformação? Então, é hora de pesquisar as melhores soluções em e-mail corporativo, levar essa ideia à diretoria e planejar a migração!

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Telium

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