Gestão de processos

Descubra como alcançar a eficiência operacional nos processos de TI

Escrito por Telium

Um público que muda de gosto muito rápido, um mercado movido à disrupção que recebe novas empresas a cada semana, um ambiente de transformação digital que usa a tecnologia para processos cada vez mais otimizados: como fazer para sobreviver no mundo corporativo de hoje?

Boa parte dessa responsabilidade hoje é da TI, que precisa de eficiência operacional para encontrar formas e estratégias de transformar a tecnologia no motor de inovação do negócio.

Neste artigo, nós vamos te ajudar a ser essa fagulha dentro da sua empresa. Entenda por que esse processo é tão importante e conheça os passos para produzir mais sem grandes investimentos. Vamos lá?

O que significa ter eficiência operacional

Fazer mais com menos é uma busca interminável no mundo corporativo. Independentemente do setor, do mercado ou da natureza do negócio, ser competitivo muitas vezes tem mais a ver com essa máxima do que com grandes investimentos em estrutura e capacidade de produção.

Essa é uma questão ainda mais relevante quando falamos de transformação digital. A capacidade de aumentar sua produtividade sem que novos custos afetem a empresa se tornou uma arma competitiva que permite que startups e PMEs briguem pelo público de igual para igual com as grandes marcas estabelecidas.

Esse processo de encontrar formas de fazer mais gastando menos tempo, dinheiro e esforço é chamado de eficiência operacional. Como a tecnologia se tornou o grande motor de inovação e crescimento dentro dos escritórios, começar esse movimento pela TI pode ser o primeiro passo para encontrar novas oportunidades de mercado e ter um fôlego renovado para encarar a concorrência.

Os passos para aumentar a eficiência operacional

Mas como se faz isso na prática? A eficiência operacional nos processos de TI permite que o departamento diminua o esforço gasto com tarefas manuais e rotinas low-level de manutenção para direcionar esforços ao que realmente importa daqui para frente: a inclusão da tecnologia na busca por novas estratégias de negócio e como ferramenta para alcançar o sucesso.

Para te ajudar, listamos alguns tópicos fundamentais para iniciar essa jornada, que leva a uma TI mais produtiva, barata e flexível:

Faça um mapeamento da operação de TI

A primeira etapa de qualquer jornada é saber para que lado dar o primeiro passo. Nenhum ajuste dentro do escritório pode começar sem um planejamento adequado de execução. Portanto, inicie sua estratégia de eficiência operacional levantando todos os processos, ferramentas e tarefas executadas na rotina da TI — o que é feito, como é feito, por que é feito.

Já nessa primeira etapa você encontrará oportunidades de otimização bem evidentes, e a visão geral da produtividade de sua equipe e do seu sistema formarão um mapa bem detalhado dos próximos passos a seguir.

Elabore um plano para a redução de custos

Antes mesmo de definir quais processos podem ser cortados, automatizados ou redesenhados na cadeia produtiva, a forma mais simples e rápida de ganhar em eficiência é buscar a redução nos custos operacionais. Economia de gastos significa mais dinheiro para investir em ferramentas e equipamentos que facilitem ainda mais o trabalho da TI, criando um ciclo virtuoso de otimização.

Muitos desses custos não envolvem o trabalho diretamente, mas podem criar o ambiente perfeito para mais produtividade. Licenças desnecessárias, hardwares que gastam muita energia sem propósito e servidores ociosos são exemplos desse tipo de gasto que não afeta diretamente o trabalho, mas pode te dar um ganho em eficiência.

Identifique gargalos produtivos

Feita uma primeira rodada de corte de gastos, é hora de entrar na parte mais complicada e recompensadora da busca por eficiência operacional. Seu primeiro passo para otimizar o trabalho da TI é encontrar os pontos problemáticos em que ele mais prejudica a produtividade — tanto no tempo de execução de tarefas quanto na qualidade final do produto ou serviço.

Gargalos produtivos são processos ou etapas que prejudicam todas as outras que levam até eles. Por exemplo, não adianta de nada investir em uma boa estrutura e desenvolver um sistema robusto e focado em iterações rápidas se a validação é demorada. O resultado final é a mesma morosidade para a entrega, o que gera frustração e desmotivação de toda a equipe.

Esses gargalos serão o ponto inicial da sua reformulação em busca de eficiência operacional. Comece por eles, encontre resoluções ou bypasses, e então parta para o ajuste fino de sua estrutura de trabalho.

Redesenhe processos pouco eficientes

O ideal é que todas essas etapas que apresentem algum obstáculo para o desenvolvimento ágil e rotinas simplificadas de TI sejam redesenhadas.

Essa é a importância do planejamento que falamos mais acima: com uma visão ampla de todos os processos e como eles se comunicam, essa reestruturação cria um efeito de onda, que reflete em todas as outras etapas do trabalho dentro do escritório.

A partir do momento em que você consegue realizar ajustes e fazer com que os novos processos se tornem parte da rotina organizacional, a produtividade aumenta inevitavelmente — enquanto o tempo e o dinheiro gastos para as mesmas tarefas são reduzidos.

Invista em automação e integração

Não existe hoje forma mais prática e garantida de conseguir eficiência operacional do que o investimento em tecnologias de automação. Tirar dos ombros do profissional o peso de tarefas rotineiras e maçantes libera o tempo que você e sua equipe precisam para encontrar novas formas de otimizar e novas estratégias para incluir tecnologia no core do negócio.

Mas essa automação só funciona quando integrada a um sistema que gere todos os dados e tarefas relevantes à produtividade. É por isso que empresas do mundo inteiro investem tanto em cloud computing e SaaS. Você economiza com estrutura física, aumenta a mobilidade da TI e ainda centraliza o controle operacional para novas oportunidades de otimização.

Determine e analise indicadores de performance

Seu trabalho não termina quando os processos são automatizados e redesenhados para se tornarem mais eficientes. Nenhuma operação de TI é tão boa que não possa melhorar.

Mas nada pode ser melhorado se não for medido — essa é uma máxima do mundo empresarial. Os indicadores de performance são fundamentais para analisar a produtividade e identificar as oportunidades para uma TI mais eficiente no futuro.

Os indicadores, inclusive, são motivadores de inovação. Uma equipe que se conhece bem, em seus pontos fortes e fracos, cria um ambiente propício para inovação e ideias disruptivas. É daí que surgirão os caminhos para o crescimento e a consolidação do negócio no futuro.

A importância de contar com uma estrutura de qualidade

Para terminar, um último lembrete: de nada adianta todo esse trabalho em busca de otimização se a infraestrutura adquirida e contratada da empresa não permitir um aumento real da eficiência de processos, ferramentas e equipamentos.

Então, você pode começar a sua jornada buscando parceiros e fornecedores que entreguem a qualidade que você precisa. Nuvem, servidores, links dedicados, colocation, são exemplos de serviços que, quando bem escolhidos, farão toda a diferença em sua produtividade.

Afinal, eficiência operacional é um esforço em várias frentes: processos redesenhados, economia de custos, estrutura de qualidade e uma equipe motivada. Se você conseguir um ambiente que junte todos esses requisitos, a sua TI estará pronta para atingir seu potencial máximo.

E você, em que ponto dessa jornada está? Nós nos esquecemos de algum passo para a otimização que você já pôs em prática na sua empresa? Compartilhe a sua experiência aqui nos comentários!

 

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