Infraestrutura de TI

Internet em eventos: como escolher a ideal para o seu?

Escrito por Telium

A internet em eventos hoje é praticamente obrigatória  independentemente da sua natureza e dos seus objetivos. No entanto, apesar de ser uma oportunidade de comunicação, engajamento e divulgação, esse também é um novo desafio para os gerentes de TI.

Para ajudá-lo a garantir o sucesso em qualquer evento, criamos este post com tudo o que você precisa saber sobre o assunto: a importância da internet nessas ocasiões, o que considerar na hora de contratar um serviço e quais cuidados você deve ter para escolher a empresa parceira certa! Vamos lá?

Por que contratar internet em eventos?

Seja em eventos corporativos ou para o público da empresa, a internet, hoje, se transformou em uma ferramenta para ampliar e enriquecer a participação e a comunicação, acabando com os limites físicos de espaço e número de convidados — que sempre foram um problema.

A internet é o canal para três ações importantes em eventos do futuro: engajamento, experiência e divulgação. Por um lado, ela permite que os presentes tenham uma conexão emocional mais rica com aquele momento e participem mais ativamente, produzindo conteúdo sobre o evento (fotos, posts, publicações, atualizações).

Por outro, ela pode ser usada para a transmissão ao vivo e utilização de multicanais para integrar o público-alvo — mesmo que ele não esteja em condições de participar — e ainda registrar o momento para que ele não acabe naquele dia.

Quais fatores devem ser considerados na hora investir?

Está claro que a internet é uma solução incrível para alavancar eventos e amplificar uma experiência, mas isso não significa que ela funcionará de qualquer jeito.

Se você pretende apostar na solução e pensa em como implementá-la para as próximas datas marcadas, precisa considerar alguns fatores antes de definir o melhor modelo e oferta no mercado, como:

Custo x benefício

A primeira coisa a se ponderar na hora de contratar internet em eventos é o seu objetivo com essa solução e o retorno esperado desse investimento.

Você pretende transmitir a ocasião? Essa transmissão será utilizada como canal de captação de leads? A ideia é criar uma experiência rica dentro do evento? O foco é para quem está dentro ou do lado de fora? Trata-se um seminário, uma festa ou um congresso?

Essas respostas, claro, são de responsabilidade do departamento de marketing, mas o gestor de TI precisa participar ativamente das discussões para definir o melhor serviço que atenda às expectativas da empresa.

Modelo de contrato

Outro ponto para ficar de olho é a forma como a empresa pode contratar a internet. Será um serviço limitado por franquia? A instalação é por conta do prestador? Qual é a duração do contrato? Existe suporte durante o evento?

Se a empresa tem eventos frequentes, pode ser até interessante nutrir um relacionamento mais próximo com uma empresa parceira, que resulte em melhores condições e preços no longo prazo.

Implementação

Geralmente, as empresas que oferecem esse tipo de serviço também contam com infraestrutura própria para a instalação no dia do evento, mas é importante discutir e planejar o papel do setor de TI nesse processo.

Sua função é garantir que o link seja utilizado da melhor forma possível, atendendo a todos os objetivos que você e a diretoria traçaram. Por exemplo: a interação do público dentro do evento será feita por aplicativo, site ou redes sociais? As pessoas utilizarão seus próprios aparelhos ou os dispositivos serão disponibilizados pelo ambiente?

No caso de transmissões ao vivo, também é importante se preocupar com quais canais serão utilizados, como se dará a interação e todas as questões que possam levar a sua equipe a aproveitar ao máximo a infraestrutura contratada.

Quais cuidados tomar na contratação da empresa ideal?

Agora que você entendeu o que pode ganhar na contratação de links temporários para eventos, é hora de começar a sua pesquisa e encontrar a fornecedora ideal. Veja alguns cuidados necessários para investir com sucesso:

Tenha o espaço reservado em mente desde o início

Planejar eventos não é responsabilidade nem uma prática comum para as equipes de TI, mas isso não significa que você não deva se informar sobre o assunto para contratar a empresa certa.

Ocasiões e ambientes diferentes exigem estruturas distintas. O tamanho do espaço, o tempo do evento, a localização… tudo isso vai influir no serviço prestado e na sua implementação.

Fique atento ao prazo determinado para instalação

É importante buscar parceiras que definam e cumpram bem os seus prazos. Ter a infraestrutura insuficiente ou inexistente no dia do evento faz a empresa perder de dois lados: o dinheiro investido que não traz retorno e o sucesso potencial de seu uso que não será bem aproveitado.

Aposte em flexibilidade de franquia

Dependendo da natureza do evento, é difícil prever a demanda real para o link temporário. Por isso, busque empresas que oferecem flexibilidade na franquia de dados e que entreguem, dentro desse limite, 100% da banda prometida.

Preocupe-se também com a velocidade de upload

Se o compartilhamento e a expansão da experiência são fatores importantes no evento, você precisa buscar um serviço de banda simétrica, com upload e download igualmente priorizados.

Lembre-se de que, nesses casos, o envio de conteúdo pelos participantes e a transmissão de vídeo são até mais importantes do que a velocidade de download.

Busque suporte e segurança

Por fim, é claro que a oferta e a implementação não são os únicos pontos críticos para o sucesso do seu investimento em um link temporário. O que acontece se o sinal cair no meio do evento, se houver instabilidade ou se a empresa precisar de uma banda maior?

As boas fornecedoras de internet em eventos oferecem suporte, monitoramento em tempo real e redundância para que a conexão esteja sempre online e livre de riscos como invasões e ataques.

Com essa tranquilidade, você e sua equipe podem se preocupar de fato com a aplicação da tecnologia e como ela vai ser utilizada pelo departamento de marketing para trazer o sucesso que vocês tanto planejaram.

Se a internet em eventos se tornou mais do que uma tendência no meio corporativo, é porque o seu retorno compensa muito. Sendo assim, que tal começar a buscar agora mesmo a melhor solução para o seu caso?

Para investir ainda mais nos resultados que a internet traz para uma empresa, não deixe de conferir também nosso próximo post sobre a mobilidade em redes corporativas!

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Telium

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